Hướng dẫn tự làm hồ sơ du học Nhật Bản? Hầu hết các sinh viên du học Nhật Bản hiện nay thường chọn việc sử dụng các công ty tư vấn để hỗ trợ quá trình nộp hồ sơ. Tuy nhiên, tự làm có thể là một lựa chọn tiết kiệm chi phí đáng xem xét. Tuy nhiên, việc này không hề dễ dàng và đòi hỏi sự tự chủ và kiên nhẫn trong việc tìm hiểu thông tin về du học Nhật Bản, cũng như khả năng sử dụng tiếng Nhật một cách thành thạo.
Để giúp bạn vượt qua thách thức này, KOKORO muốn chia sẻ một số thông tin hữu ích để bạn có thể tự tin hơn trong quá trình này.
Mục Lục
1. Ưu và nhược điểm khi tự làm hồ sơ du học Nhật Bản
a. Ưu điểm
Khi quyết định tự làm hồ sơ du học Nhật Bản, bạn có cơ hội tìm hiểu thông tin về nhiều trường Nhật ngữ và đại học ở Nhật, từ đó có thể chọn lựa những trường phù hợp với mong muốn và nhu cầu của bản thân. Bên cạnh đó, việc tự làm hồ sơ cũng giúp bạn tối ưu hóa chi phí, vì không cần phải trả phí cho các trung tâm tư vấn du học. Ngoài ra, bạn có thể tự theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ của mình trong quá trình hoàn thiện và nộp hồ sơ.
Đặc biệt, khi tự làm hồ sơ du học, bạn sẽ giữ được hồ sơ gốc của mình, đảm bảo không bị mất hoặc thất lạc, điều này mang lại sự an tâm và tiện lợi trong quá trình xử lý hồ sơ.
b. Nhược điểm
Tự làm hồ sơ du học cũng mang theo một số rủi ro đáng lưu ý. Việc nộp đơn vào nhiều trường có thể dẫn đến việc không đỗ trường nào nếu bạn không thực sự tìm hiểu kỹ về các trường và xác định xem chúng phù hợp với khả năng và mục tiêu học tập của bạn hay không. Hơn nữa, tự làm hồ sơ du học cũng có thể gây khó khăn trong việc xin tư cách lưu trú nếu hồ sơ không đúng hoặc không đầy đủ thông tin.
Trong khi đó, nếu bạn lựa chọn đi theo các trung tâm du học uy tín, bạn sẽ nhận được hỗ trợ to lớn khi đến Nhật Bản, bao gồm cả việc tìm nhà ở, công việc làm thêm, cũng như cơ hội giao lưu và kết bạn với những người cùng trung tâm, từ đó tích luỹ thêm nhiều kinh nghiệm về cuộc sống và học tập tại Nhật. Tuy nhiên, nếu quyết định tự làm hồ sơ, bạn sẽ phải tự lo lắng cho các vấn đề này.
Để tự làm hồ sơ du học Nhật Bản thành công, điều quan trọng là chuẩn bị kỹ lưỡng các loại giấy tờ và thực hiện đúng các thủ tục liên quan, chỉ từ đó mới có thể đảm bảo hồ sơ của bạn được hoàn chỉnh và không gặp phải rắc rối về thời gian và hình thức.
2. Điều kiện tham gia du học Nhật bản – Hướng dẫn tự làm hồ sơ du học Nhật Bản
Ngoài những yêu cầu đặc biệt của từng trường, để tham gia chương trình du học Nhật Bản, bạn cần đáp ứng một số điều kiện chung sau:
- Tuổi từ 18 đến 30 và có sức khỏe tốt, không giới hạn giới tính.
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp PTTH trở lên, với tốt nghiệp cao đẳng hoặc đại học được ưu tiên.
- Thời gian tốt nghiệp không quá 4 năm cho trình độ PTTH/trung cấp, 5 năm cho trình độ cao đẳng.
- Không có hạn chế về thời gian và tuổi đối với học sinh tốt nghiệp đại học trở lên.
- Thực tập sinh muốn trở lại Nhật Bản để du học và làm việc cần có chứng chỉ NAT-Test ở trình độ tiếng Nhật N2.
- Có lý lịch rõ ràng, không có tiền án, tiền sự.
Hãy lưu ý rằng nếu bạn đã chọn trường du học cụ thể, bạn cũng nên kiểm tra trên trang web của trường đó để xem các yêu cầu cụ thể và điều kiện đặc biệt khác.
3. Hồ sơ cần thiết để làm thủ tục du học Nhật Bản
3.1 Đơn du học
Khi tự làm hồ sơ du học Nhật Bản, việc điền mẫu đơn là bước quan trọng nhất và đầu tiên. Mỗi trường sẽ có một mẫu đơn riêng với các yêu cầu đặc biệt. Để điền mẫu đơn, bạn chỉ cần truy cập vào trang web của trường mà bạn muốn apply và tải về mẫu đơn tương ứng. Sau đó, bạn sẽ điền thông tin vào các mục được yêu cầu. Ở bước này, việc áp dụng kỹ năng đọc và viết tiếng Nhật là cần thiết.
Lưu ý rằng trong mẫu đơn, có những yêu cầu đặc biệt như viết hoa không dấu, chỉ ký tên mà không ghi đầy đủ họ tên, yêu cầu về hình ảnh, và không cho phép sửa chữa, v.v. Do đó, bạn cần đọc kỹ để tuân thủ các yêu cầu này và tránh việc phải viết lại nhiều lần.
3.2 Các giấy tờ khác
a. Giấy khai sinh
Đối với giấy khai sinh, bạn cần chuẩn bị bản sao được công chứng, và thời gian công chứng không được vượt quá 6 tháng. Việc công chứng có thể được thực hiện tại uỷ ban xã hoặc các văn phòng công chứng. Khi chuẩn bị hồ sơ cho việc nộp vào các trường, bạn cần tính toán số lượng bản sao công chứng phù hợp với số lượng trường mà bạn định nộp hồ sơ.
b. Các loại bằng cấp
Để nộp hồ sơ du học Nhật Bản, bạn cần gửi các bằng cấp mà bạn đã có. Ví dụ, nếu bạn tốt nghiệp đại học, bạn sẽ cần gửi cả bằng tốt nghiệp cấp 3 THPT và bằng đại học. Ngoài ra, nếu bạn có các bằng cấp khác như bằng ngoại ngữ tiếng Anh, bạn cũng nên gửi kèm những bằng này trong hồ sơ của mình.
c. Căn cước công dân
Chứng minh nhân dân phải là bản photo đã được công chứng tại nơi bạn sinh sống. Bạn có thể đến ủy ban nhân dân xã để xin giấu xác thực nhé!
d. Sổ hộ khẩu
Sổ hộ khẩu cũng đòi hỏi bản sao được công chứng khi bạn tự làm hồ sơ du học Nhật Bản. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng thông tin trong sổ hộ khẩu và chứng minh nhân dân của bạn phải chính xác và trùng khớp. Ví dụ, nếu địa chỉ trong chứng minh nhân dân của bạn ghi rõ bạn sống tại phường 3, trong khi đó sổ hộ khẩu lại ghi là phường 4, sự không khớp này sẽ không được chấp nhận. Có nhiều trường hợp mà hồ sơ được gửi trả về vì sự không nhất quán giữa hai loại giấy tờ này.
e. Hộ chiếu
Để đi du học tại Nhật Bản, hộ chiếu là một trong những yếu tố không thể thiếu. Nếu bạn đã có hộ chiếu, bạn có thể bỏ qua bước này. Tuy nhiên, nếu bạn chưa có, bạn cần đăng ký làm hộ chiếu tại cơ quan cấp hộ chiếu ở tỉnh/thành phố bạn đang sống. Thời gian xử lý hộ chiếu thường khá nhanh, khoảng từ 5 đến 10 ngày.
f. Ảnh thẻ
Hình ảnh của bạn phải được chụp trong vòng 6 tháng trở lại đây khi bạn tự làm hồ sơ du học Nhật Bản. Tùy thuộc vào từng trường, có những yêu cầu khác nhau về hình ảnh, bao gồm kích thước 3×4 hoặc 3,2×4,2, đầu tóc gọn gàng, phông nền trắng hoặc xanh, và mặc áo sơ mi trắng, v.v. Vì vậy, để tránh những sai sót liên quan đến hình ảnh, bạn cần đọc kỹ các yêu cầu cụ thể của từng trường.
g. Chứng minh năng lực tiếng Nhật
Thông thường, các trường ở Nhật Bản yêu cầu mức độ năng lực tiếng Nhật tối thiểu từ bằng N5 đối với các du học sinh. Tuy nhiên, có một số trường có yêu cầu cao hơn, vì vậy bạn cần phải tìm hiểu kỹ. Để đạt được bằng N5, bạn cần tham gia lớp học tiếng Nhật khoảng 6 tháng và tham dự kỳ thi năng lực tiếng Nhật JLPT được tổ chức hàng năm.
Nếu bạn đăng ký du học Nhật Bản theo hệ tiếng Anh, bạn cũng cần gửi kèm chứng chỉ IELTS, TOEFL, hoặc các chứng chỉ tiếng Anh tương đương khác.
h. Chứng chỉ hoàn thành thực tập sinh (nếu có)
Nếu bạn từng có kinh nghiệm làm việc tại Nhật và bây giờ muốn quay lại Nhật để tham gia chương trình du học (tu nghiệp sinh), bạn cần gửi kèm chứng chỉ hoàn thành thực tập sinh hoặc hợp đồng thực tập sinh cho trường
i. Chứng minh tài chính
Khi tự làm hồ sơ du học Nhật Bản, việc điền mẫu cam kết tài chính là bước quan trọng. Mỗi trường sẽ có mẫu riêng, và người bảo lãnh tài chính sẽ điền thông tin vào mẫu này. Việc điền thông tin không yêu cầu viết bằng tiếng Nhật, vì vậy bạn chỉ cần hướng dẫn người bảo lãnh hiểu cần điền thông tin gì ở mỗi mục. Đồng thời, nhớ rằng không được tẩy xoá trên mẫu này.
Bản sao công chứng của chứng minh nhân dân của người bảo lãnh tài chính là điều cần thiết.
Giấy xác nhận số dư tài chính của người bảo lãnh thường yêu cầu số dư trong tài khoản tiết kiệm của họ (đã có trong tài khoản ít nhất 6 tháng) phải đủ để bạn có thể hoàn thành chương trình học tại Nhật Bản, bao gồm cả học phí và chi phí sinh hoạt. Bạn có thể tham khảo học phí và chi phí sinh hoạt khi du học Nhật Bản để ước chừng số tiền cần thiết.
Giấy xác nhận công việc của người bảo lãnh tài chính cũng là một phần quan trọng. Nhiều trường tại Nhật muốn đảm bảo số dư tài khoản của người bảo lãnh là thực sự, và giấy xác nhận này cũng cần được công chứng bởi chính quyền địa phương.
4. Quy trình và thủ tục làm hồ sơ du học
4.1 Chương trình học tiếng tại Việt Nam
Khi chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản, các giấy tờ cần thiết bao gồm một giấy chứng nhận học tiếng Nhật và một chứng chỉ tiếng Nhật (mà bạn chỉ nhận được sau khi hoàn thành kỳ thi tiếng Nhật). Cấp độ năng lực tiếng Nhật hiện nay được chia thành 5 cấp chuẩn, gọi là N1, N2, N3, N4 và N5. Trong số đó, N5 là cấp độ thấp nhất và thích hợp cho người mới bắt đầu học, cũng là mức độ tối thiểu cần có để du học Nhật Bản.
Thường thì, các học viên của Thanh Giang thường đặt mục tiêu tối thiểu là N4. Với kinh nghiệm là một cựu du học sinh Nhật Bản, Thanh Giang hiểu rằng có trình độ tiếng Nhật tốt sẽ giúp các sinh viên trải qua trở ngại khi đến Nhật Bản một cách dễ dàng hơn nhiều.
4.2 Xác định kỳ bạn muốn tham gia học
Hiện nay, du học Nhật Bản có tổ chức 4 kỳ tuyển sinh vào tháng 1, tháng 4, tháng 7 và tháng 10. Trong số này, kỳ tuyển sinh tháng 4 và tháng 10 được coi là hai kỳ tuyển sinh chính, trong khi kỳ tuyển sinh tháng 1 và tháng 7 là những kỳ tuyển sinh phụ
4.3 Chọn trường bạn muốn theo học
Ở đây, nếu bạn đã quyết định chọn một trường cụ thể để theo học, thì chỉ cần tập trung vào việc chuẩn bị hồ sơ và nộp đơn vào trường đó. Tuy nhiên, nếu bạn chưa quyết định được trường nào thích hợp, bạn cần tự đặt ra một số câu hỏi như: Bạn muốn học lĩnh vực nào?
Bạn dự định phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực đó như thế nào? Sau đó, bạn cần xem xét xem năng lực của bản thân có phù hợp với các điều kiện tuyển sinh của trường không. Không thể đảm bảo bạn sẽ vào được trường mà bạn mong muốn, vì vậy, hãy cân nhắc thi vào nhiều trường khác nhau để tăng cơ hội.
4.4 Nộp hồ sơ đăng ký đến các trường
Hầu hết các trường Nhật ngữ đều cung cấp nhân viên hỗ trợ để giải đáp và hướng dẫn hồ sơ cho học sinh. Tuy nhiên, rào cản lớn nhất với học sinh Việt Nam thường là vấn đề về năng lực ngoại ngữ, gây ra nhiều khó khăn trong quá trình làm việc với trường.
4.5 Nộp hồ sơ xin tư cách lưu trú tại Nhật (COE)
Chi tiết về COE, bạn có thể tham khảo tại đây!
4.6 Trả lời điện thoại của cục xuất nhập cảnh tại Nhật Bản
Khi duyệt hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE), Cục xuất nhập cảnh tại Nhật Bản có thể liên lạc với công ty của người bảo lãnh, người bảo lãnh hoặc du học sinh để xác nhận thông tin. Vì vậy, quan trọng là bạn cần đảm bảo trả lời chính xác các thông tin đã đăng ký khi làm hồ sơ.
Nếu cung cấp thông tin không chính xác, Cục xuất nhập cảnh có thể từ chối hồ sơ của bạn, dẫn đến việc không thể tiếp tục du học Nhật Bản và gây ra ảnh hưởng lớn đến kế hoạch du học của bạn trong tương lai. Do đó, rất quan trọng là bạn cần lưu ý điều này.
4.7 Nhận giấy phép nhập học (COA), tư cách lưu trú (COE) và nộp học phí
Thông thường sau khoảng 2 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ lên Cục quản lý xuất nhập cảnh, bạn sẽ nhận được kết quả COE. Nếu COE của bạn được chấp nhận, các trường sẽ gửi kết quả cùng với Thông báo nộp học phí.
4.8 Xin Visa du học Nhật Bản
Để xin visa du học Nhật Bản, bạn cần tuân theo các bước sau:
- Nhận giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE): Trước khi xin visa, bạn cần có COE. Để có COE, bạn cần nộp hồ sơ trực tiếp tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản hoặc thông qua đại diện du học của trường bạn đăng ký.
- Điền đơn xin visa: Bạn cần điền đơn xin visa theo mẫu được cung cấp bởi Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản ở địa phương của bạn.
- Chuẩn bị hồ sơ: Bạn cần chuẩn bị các tài liệu bao gồm:
- Hộ chiếu có hiệu lực ít nhất 6 tháng.
- Ảnh hồ sơ theo quy định của Nhật Bản.
- Thư mời từ trường (nếu có).
- Thông tin COE.
- Bằng tốt nghiệp, chứng chỉ tiếng Nhật (nếu có).
- Bằng chứng minh tài chính.
- Nộp hồ sơ và phí visa: Đi đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản gần nhất để nộp hồ sơ và thanh toán phí xin visa. Đảm bảo rằng bạn đến đúng thời gian và có đủ tất cả các tài liệu cần thiết.
- Chờ kết quả: Sau khi nộp hồ sơ, bạn cần chờ kết quả. Thời gian xử lý và cấp visa có thể dao động tùy thuộc vào quốc gia và thời điểm nộp hồ sơ.
- Nhận visa: Nếu hồ sơ của bạn được chấp nhận, bạn sẽ nhận được visa du học Nhật Bản trong thời gian quy định.
- Lên kế hoạch đi Nhật Bản: Khi nhận được visa, hãy bắt đầu lên kế hoạch cho chuyến đi của bạn, bao gồm mua vé máy bay, sắp xếp lịch trình, và chuẩn bị cho cuộc sống ở Nhật Bản.
Lưu ý rằng quy trình xin visa có thể thay đổi tùy theo quốc gia và quy định cụ thể của từng Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán. Đảm bảo kiểm tra thông tin chi tiết từ nguồn tin chính thống trước khi bắt đầu quy trình xin visa.
4.9 Đặt vé máy bay đến Nhật và hoàn thành thủ tục nhập học
Bạn có thể tự đặt vé máy bay online
5. các loại chi phí
Khi tự làm hồ sơ du học Nhật Bản, bạn có thể tiết kiệm một phần chi phí, tuy nhiên, vẫn cần phải chuẩn bị các chi phí cố định sau:
- Chi phí dịch thuật hồ sơ sang tiếng Nhật.
- Chi phí in ấn và scan các loại giấy tờ.
- Chi phí công chứng các giấy tờ như chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu.
- Chi phí liên quan đến việc xin các giấy tờ như tiền xăng, tiền điện thoại và chi phí đi lại.
- Chi phí gửi hồ sơ đi Nhật.
- Chi phí để chứng minh tài chính cho du học Nhật Bản.
Nhớ rằng việc chuẩn bị hồ sơ cần phải cẩn thận và chính xác để đảm bảo quá trình xin visa và nhập học diễn ra thuận lợi.
6. Thời gian nộp
Thời hạn nộp hồ sơ du học Nhật Bản thường phụ thuộc vào kỳ du học mà bạn chọn. Thông thường, các trường yêu cầu nộp hồ sơ trước 4-5 tháng so với thời gian nhập học. Việc nộp sớm sẽ giúp bạn tránh được các rủi ro không mong muốn. Dưới đây là thời gian cụ thể bạn nên nộp hồ sơ:
- Kỳ tháng 1: Hạn nộp hồ sơ du học Nhật thường vào đầu tháng 7 và kéo dài cho đến cuối tháng 8 của năm trước.
- Kỳ tháng 4: Hạn nộp hồ sơ du học Nhật thường vào đầu tháng 9 và kéo dài cho đến cuối tháng 10 của năm trước.
- Kỳ tháng 7: Hạn nộp hồ sơ du học Nhật thường vào đầu tháng 1 và kéo dài cho đến cuối tháng 2 của năm trước.
- Kỳ tháng 10: Hạn nộp hồ sơ du học Nhật thường vào đầu tháng 3 và kéo dài cho đến cuối tháng 4.
Nhớ kiểm tra thông tin chi tiết từ trường và đại sứ quán Nhật Bản tại địa phương của bạn để chắc chắn rằng bạn tuân thủ đúng thời hạn nộp hồ sơ.
7. Lời khuyên
Nếu bạn quyết định tự làm hồ sơ đi du học Nhật Bản, việc nghiên cứu kỹ lưỡng các thông tin liên quan trước đó là rất quan trọng để tránh sai sót. Bạn có thể tham khảo ý kiến của những người đã có kinh nghiệm trong việc tự làm hồ sơ du học Nhật Bản hoặc những người hiểu biết sâu sắc về quy trình này. Điều này sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro và có được một bộ hồ sơ du học Nhật Bản hoàn hảo nhất.
Cộng đồng Du Học Việt Nhật là một nguồn tài nguyên quý báu mà bạn không nên bỏ qua. Ở đó, bạn có thể tìm kiếm sự tư vấn, chia sẻ kinh nghiệm về việc học tiếng, làm thêm và cuộc sống ở Nhật.
Tuy việc tự làm hồ sơ du học Nhật Bản không quá phức tạp, nhưng nó đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác. Một sai sót nhỏ cũng có thể khiến bạn rớt hồ sơ du học Nhật. Vì vậy, trước khi quyết định tự làm hồ sơ, hãy cân nhắc kỹ lưỡng. Nếu bạn cần thêm thông tin trong quá trình làm hồ sơ, đừng ngần ngại inbox KOKORO để nhận được sự hỗ trợ.
LƯU Ý: Thông tin chỉ mang tính chất tham khảo, mọi thông tin có thể thay đổi theo thời gian. Để biết thêm thông tin chi tiết và được cập nhật mới nhất, chính xác nhất hãy liên hệ với KOKORO để được tư vấn miễn phí bạn nhé!
Đọc thêm: Làm thế nào để kiếm nhiều tiền hơn khi đi du học Nhật
Du học Kokoro – Kiến tạo tương lai sẽ giúp bạn thực hiện ước mơ của mình.
61b2 Nguyễn Cảnh Dị, Phường Đại Kim, Quận Hoàng Mai, Hà Nội. 81/1 Đường 59, Phường 14, Quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh. Số 16A, Lê Hoàn, Hưng Phúc, Vinh, Nghệ An. 31 Thủ Khoa Huân, Sơn Trà, Đà Nẵng. Xã Xuân Phú, Huyện Xuân Trường, Tỉnh Nam Định . 124 Cao Thắng, Hạ Lý, Hồng Bàng, Hải Phòng.> Fanpage: Du học Nhật Bản Kokoro
Fanpage: Du học KOKORO kiến tạo tương lai
Fanpage: Du học Hàn quốc Kokoro
Fanpage: Du học Kokoro Vinh-kiến tạo tương
